La formation en entreprise est un sujet important pour les ressources humaines, c'est une évidence. Entre l'évolution professionnelle et individuelle en interne côté salarié, l'image de marque employeur et la rétention des talents côté employeur, les thématiques sur la montée en compétences en entreprise sont au cœur de nombreux processus RH. Souvent, mettre en place une formation en entreprise doit répondre à de nombreux enjeux. Pourtant, elle n'est pas toujours valorisée comme elle le devrait et garde encore parfois l'étiquette de "séminaire long et ennuyeux" aux yeux de beaucoup de collaborateurs. Mais la formation professionnelle se transforme, elle se réinvente. Avant de vous aider à marketer votre offre de formation pour la rendre plus attractive (patience), on vous explique tout ce qu'il faut savoir de la formation professionnelle continue !
La formation professionnelle en entreprise en 2021
La formation professionnelle a pour première vocation de former des collaborateurs sur des sujets clés pour l'évolution de l'organisation. Entre promotion interne, développement de compétences tierces et validation des acquis, les motivations peuvent varier. Toutefois la finalité reste la même : développer connaissances et compétences. De nos jours, les salariés attendent un vrai investissement de la part de leur employeur dans leur formation en entreprise. Celles-ci ont un vrai rôle à jouer !
Pour les demandeurs d'emploi, il est toujours possible d'avoir accès à des formations grâce à leur compte personnel de formation. Elles peuvent être très utiles lors d'une reconversion pour acquérir des compétences dans un domaine tout nouveau par exemple. Elle facilite alors l'insertion professionnelle dans un nouveau secteur d'activité. Quoi qu'il en soit, chaque certificat de qualification des acquis favorise le maintien dans l'emploi et développe l'employabilité. C'est pourquoi la formation reste un sujet essentiel dans la vie professionnelle, même pour une personne qui n'est pas en activité.
Les différents types de formation
Revenons au sujet qui nous intéresse. Il existe 3 grandes modalités de formation en entreprise qui peuvent mener à une certification. L’accès des salariés aux actions de formation professionnelle peut s’effectuer :
- À l’initiative de l’employeur : grâce à un plan de développement des compétences.
- À l’initiative du salarié : il peut utiliser son compte personnel de formation (pour des projets de transition professionnelle, du bilan de compétences, de la VAE) ou utiliser ses fonds propres (dans le cadre d’un contrat de formation professionnelle).
- Dans le cadre de l’alternance : avec les contrats de professionnalisation et les contrats d’apprentissage.
Le salarié peut se former pendant son temps de travail. Cependant, par principe, le temps passé en formation constitue du temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération. C'est d'ailleurs le cas pour les formations dites "obligatoires". Seules les formations "non obligatoires" peuvent s'effectuer en dehors du temps de travail grâce à des accords collectifs d'entreprise ou de branche. À défaut d’accord collectif, l’accord du salarié est indispensable et doit être formalisé par écrit. Il peut être dénoncé dans un délai de 8 jours.
De plus, le financement de la formation est obligatoire pour les entreprises depuis la loi du 5 septembre 2018. Cette contribution est calculée sur la masse salariale et reversée à des organismes spécialisés. À partir de 2022, la contribution sera versée à l’URSSAF ce qui permettra la prise en charge des frais de formation des salariés des TPE et des formations en alternance.
Ces différents types de formation en entreprise forment un large panel pour les employeurs. Chacune d'entre elles a ses caractéristiques, ses avantages et ses cibles. La formation à l'initiative de l'employeur est obligatoire (on y reviendra un peu plus tard). Toutefois, au-delà de l'obligation légale, elle représente un véritable atout pour accompagner les collaborateurs dans le développement de leurs compétences et dynamiser les compétences en interne. Le retour sur investissement est souvent très important. De son côté, le salarié peut choisir de compléter ces formations. Il le fait souvent sans s'en rendre compte car le comportement des apprenants a changé, mais encore une fois on verra ça un peu plus tard. (Trop de suspens oui on sait 😉). Revenons à la dernière forme : l'alternance. Ces contrats sont très plébiscités, d'ailleurs l'Etat développe de plus en plus d'aides à l'embauche pour les jeunes apprentis. Cet investissement, s'il est bien mené, représente un coût d'embauche moindre comparé à une embauche traditionnelle.
L'évolution de l'offre de formation côté employeur
La formation en présentiel ne suffit plus à répondre aux besoins des apprenants.
Les traditionnelles semaines de formation en entreprise sont de plus en plus remplacées par des challenges ou défis présentés sous forme de gamification. Le côté ludique du jeu engage beaucoup plus les apprenants à suivre une formation. Celle-ci gagne en efficacité et les collaborateurs acquièrent plus de savoirs en moins de temps.
Mais depuis la pandémie, ce sont ces formations e-learning qui se développent à une vitesse fulgurante. Le distanciel ayant été imposé pour les entreprises le permettant, le plan de formation initial de chacun a dû être révisé. En nuançant les aspects négatifs du digital learning (saturation du digital, manque de moyens, etc), le blended-learning s'est alors imposé comme une tendance phare dans le secteur de l'apprentissage pour l'année à suivre. Composé d'un mixe entre un apprentissage en présentiel et une formation à distance, ce mode de développement des compétences connaît un grand succès pour sa complémentarité entre ces deux formats et la dimension complète qu'il propose dans l'offre de formation continue mise en oeuvre.
De plus, l'apprentissage se développe aujourd'hui de manière continue et non plus ponctuelle. Le digital learning est donc la solution parfaite pour répondre à ce nouvel enjeu. En effet, il paraît impossible pour un responsable de formation de réussir à former l'ensemble des salariés d'une entreprise tout au long de l'année sur les sujets spécifiques attribués à chaque poste, secteur et problématiques spécifiques. Ainsi, une offre de formation développée en ligne est beaucoup plus facilement accessible à chacun.
Enfin, le e-learning fait partie des modalités d'apprentissage dont nous pouvons tous disposer, salarié ou non d'une entreprise. Il existe des milliers de contenus présents sur le web pouvant être consultés à n'importe quel moment pour enrichir sa formation personnellement.
Quels sont les enjeux de la formation en entreprise ?
L'obligation légale dans la formation
Conformément à l’article L. 6321-1 du Code du travail, l'employeur est dans l’obligation d’organiser la formation de ses salariés dans les cas suivants :
- Tout au long du contrat de travail : l’employeur doit assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.
- Après une embauche en contrat en alternance : l’organisation de la formation s’impose à l’employeur, qui est tenu de laisser le salarié suivre les actions de formation prévues.
- Lorsqu’un accord ou la convention collective applicable à l’entreprise prévoit des périodes de formation obligatoires (après une mutation, un congé de longue durée…).
- Si les contrats de travail contiennent l’engagement de l’employeur de former les salariés.
Cette loi "avenir professionnel" datant de 2018 a remis en jeu le système de formation à de nombreux niveaux. Elle impose notamment la création d'un plan de développement des compétences. Il recense l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés et remplace depuis le 1er janvier 2019 le plan de formation. Il est désormais possible de réaliser des formations en situation de travail (FEST), en plus des formations en présentiel ou en tout ou partie à distance.
Cette réforme de la formation professionnelle a totalement changé les codes dans le secteur. En effet, l'obligation de formation continue a poussé les entreprises à revoir leur parcours de formation dans son entièreté.
À l'issue de ces programmes de formation, tous les deux ans, il est obligatoire pour les directeurs des ressources humaines de recevoir leurs salariés lors d'un entretien professionnel. Ce cadre leur offre alors la possibilité de discuter de leurs compétences et de faire le point sur leur projet professionnel. Pour les aider à y voir plus clair sur leur avenir professionnel, vous pouvez inviter vos collaborateurs à suivre une formation complémentaire. Ils pourront y acquérir des connaissances supplémentaires et peut-être y éclaircir leurs objectifs. Cela ne veut pas dire que vous les poussez à changer de métier, simplement vous les aiguiller dans leurs parcours professionnel. Prenons l'exemple d'un chef d'entreprise qui s'occupe de la gestion d'entreprise. S'il souhaite se lancer dans la reprise d'entreprise il peut suivre une formation sur-mesure qui viendra limiter ses risques professionnels et l'aider à anticiper le plan d'action à mettre en place. Dans tous les cas, l'objectif pour l'entreprise est de faire monter en compétences ses salariés et de les motiver à évoluer pour gagner en efficacité.
L'évolution des apprenants et de leurs besoins
Le saviez-vous ? Vos salariés ne vous attendent plus.
Mise en situation : vos salariés ont une question sur leur façon de manager, l'évolution de leur métier ou secteur d'activité, une volonté de créer une nouvelle formule sur Excel…
Que font-ils ?
- Réponse A : Ils vous contactent et attendent que la personne chargée de ces sujets soit elle-même capable de leur apporter une réponse.
- Réponse B : Ils attendent la formation sur le sujet prévue dans 6 mois. Le problème semblait urgent mais ça attendra.
- Réponse C : Ils vont directement sur les moteurs de recherche comme Google trouver les contenus pour répondre instantanément à leur demande. Et ça fonctionne tellement bien qu'ils le font de plus en plus pour se former !
Si vous avez répondu A ou B, il est temps de prendre conscience de ce nouveau comportement du côté des apprenants. La bonne réponse est la C (merci Sherlock).
Avec l'expansion des réseaux sociaux et du content marketing, les ressources web sur les thématiques professionnelles se multiplient. "Snack content" pour les anecdotes à partager à la machine à café ou slow content pour découvrir un sujet plus en profondeur, les techniques de formation s'insèrent désormais dans le quotidien et même dans les outils du quotidien. C'est ce qu'on appelle le "learning in the flow of work". D'ailleurs, c'est exactement ce que vous êtes en train de faire : bravo ! Mais comme souvent, vous ne vous en étiez même pas rendu compte. C’est en ce sens que la formation en entreprise évolue.
La "consommation" de contenus sur le web, lorsqu'elle est à l'initiative de chacun, n'est pas considérée dans l'intelligence collective comme une formation à proprement parler. Tout simplement car, comme on le disait dans l'introduction, la formation a gardé une image parfois dépassée, souvent cadrée par les aspects juridiques vu plus tôt.
Pourtant, elle prend des formes très diverses, parfois drôles et ludiques, parfois plus sérieuses mais toujours interactives. C'est aussi pour répondre à ce nouveau mode de consommation que les tendances sur les thématiques RH et formation ont évolué ces dernières années et particulièrement depuis la crise du coronavirus. L'offre de formation évolue donc avec son temps et avec les besoins des apprenants. Pas toujours évident de suivre la cadence ! Mais certains réussissent même à l'anticiper...
Un nouveau format d'alternance innovant
Pour répondre aux demandes des nouveaux apprenants, certains organismes ont choisi de concilier plusieurs formes d'apprentissage pour garantir une expérience inédite. Ils laissent une vraie liberté de choisir dans le format d'apprentissage. C'est notamment le cas de certaines structures qui proposent aujourd'hui des formations en alternance en ligne. Le principe ? Tous les cours de l'étudiant se font en ligne, il peut alors y accéder 24h/24 et 7j/7. À côté de ces cours, l'apprenant est formé de manière beaucoup plus pratique puisqu'il travaille en entreprise sous un contrat d'alternance, en apprentissage ou en professionnalisation.
Ces formations ont le mérite de cumuler deux formats d'apprentissage très appréciés des apprenants. Le digital s'impose et l'alternance reste un moyen efficace d'accéder à l'emploi. Ainsi, la durée de la formation n'est pas la même selon le sujet étudié. Cependant, ces dispositifs de formation sur des sujets très variés permettent à de nombreux jeunes de se lancer sur le marché de l'emploi. Chez Edflex, plusieurs de nos ingénieurs pédagogiques se sont formés grâce à ce modèle en suivant des cours sur Openclassrooms qui propose des parcours très enrichissants. Choisir son avenir et acquérir une qualification à distance n'est plus impossible.
5 points pour mettre en place une formation professionnelle
Afin de mettre en place la meilleure formation professionnelle possible pour vos apprenants, nous avons identifié 5 points incontournables. Ces 5 étapes vous permettront de réussir à développer votre formation, alors suivez-nous pour quelques explications complémentaires !
Identifier les besoins
Première étape clé : identifier les besoins de formation vos apprenants ainsi que vos attentes. Pour cela, il est important d'effectuer un bilan de l'existant afin de clarifier tous les points : de quelle offre de formation disposez-vous déjà ? quelles sont les compétences professionnelles de vos collaborateurs ? quelles nouvelles compétences cherchent-ils à acquérir ? quels sont vos attentes par rapport à cette nouvelle offre de formation ? comment allez-vous mesurer vos progrès ? La qualification professionnelle de chaque salarié doit être votre priorité.
Sélectionner les outils pertinents
Pour mettre en place votre formation, les outils dont vous disposerez feront toute la différence sur le processus de déploiement. C'est pourquoi il est primordial de choisir les outils pertinents par rapport à vos besoins précédemment identifiés. Par exemple, si vos apprenants souhaitent développer leurs compétences en autonomie, pourquoi ne pas les accompagner dans leur curation de contenus ? Sélectionner les ressources adaptées au développement des compétences des salariés n'est pas chose facile et de bons outils peuvent vous aider à avancer efficacement. D Peu importe vos choix, il est important d'impliquer les salariés dans la démarche, et pourquoi pas aussi les partenaires sociaux.
La mise en place dans l'entreprise
La mise en place des formations nécessite forcément du temps et une équipe dédiée. Définissez clairement qui seront les décisionnaires et acteurs de cet apprentissage et quels seront leur rôle tout au long du déploiement.
La communication
La clé de votre réussite ne repose pas sur la qualité de votre offre de formation professionnelle mais sur la communication que vous engagez. En effet, si vous ne donnez pas la visibilité nécessaire à votre formation auprès des principaux concernés, ils ne s'y intéresseront pas. Ainsi, vous pouvez mettre en œuvre un plan de communication dédié : des parutions dans des articles internes, dans votre newsletter d'entreprise, sur l'intranet, dans des mails, sur vos réseaux sociaux d'entreprise... Les options sont nombreuses. Mais n'oubliez pas, la communication ne doit pas se faire qu'au lancement de votre offre. Vous devez motiver vos équipes à se former régulièrement en leur communiquant des éléments adaptés fréquemment. Tout se joue sur le long terme pour votre organisation.
Créer un écosystème complet
Si vous choisissez de cumuler plusieurs offres ou solutions de formation, vous serez sûrement amené à utiliser plusieurs outils. Afin de faciliter le parcours apprenant et l'expérience utilisateur, pensez à créer un véritable écosystème de formation. Vous pouvez par exemple connecter vos outils entre eux pour créer un parcours plus fluide et sur lequel il sera plus agréable de naviguer. Pour cela, privilégiez des solutions pouvant s'intégrer directement à votre plateforme LMS ou bénéficiant du Single Sign On (SSO). Vos apprenants n'auront alors aucun identifiant à créer et cela fera déjà un frein de moins à leur connexion et donc un frein de moins dans leur engagement !
Pour conclure ce guide, retenez que l'action de formation en entreprise est obligatoire pour tous les employeurs. Si votre activité professionnelle ne vous le permet pas, certaines aides peuvent contribuer à financer la formation. Même si votre objectif principal reste de développer les compétences de vos collaborateurs, vous devez garder en tête que le maintien dans l'emploi se fait aujourd'hui par la certification professionnelle et l'integration de l'apprentissage au quotidien. Le perfectionnement d'un projet de formation ne doit pas se faire sur une durée déterminée. Vous devez sans cesse anticiper les besoins de vos collaborateurs pour leur proposer une offre adaptée et pour une vie professionnelle plus sereine, plus motivante et plus stable.
