Comment encourager le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est de plus en plus plébiscité en entreprise. Et pour cause : adopter des méthodes de travail collaboratives peut notamment stimuler l’innovation, booster la productivité des équipes et améliorer leur satisfaction au travail. L’idée étant que vos salariés atteignent des objectifs communs à travers une collaboration saine et efficace, en s’appuyant sur l’intelligence collective.

Comment favoriser le travail collaboratif et quels sont ses avantages ? Quels sont les meilleurs outils pour une gestion collaborative de vos projets ? Nous faisons le point sur les leviers à activer et sur les solutions collaboratives à mettre en place.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif se base sur l’intelligence collective pour atteindre des objectifs communs. La collaboration professionnelle implique la mutualisation des compétences et le partage des connaissances de chaque collaborateur. Pour que ces derniers puissent collaborer entre eux de manière efficace, il faut se défaire de l’organisation pyramidale habituelle et mettre en place une structure ouverte privilégiant la communication, le partage et la mise en commun des compétences. 

En résumé : exit l’individualisme et la compétition entre paires, place à l’intelligence collective et aux objectifs communs. Ainsi, chaque membre de l’entreprise peut apporter sa pierre à l’édifice.

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Le travail collaboratif ne doit pas être confondu avec le travail coopératif, car ces deux méthodes comportent quelques nuances. Le travail coopératif intègre également l’idée de travail de groupe, mais chaque collaborateur va être en charge d’une tâche en fonction de ses compétences et connaissances. Une certaine hiérarchie verticale est toujours présente. À l’inverse, le travail collaboratif implique une responsabilité collective, des tâches communes et un cadre plus souple.

Comment favoriser le travail collaboratif ?

Voici quelques ingrédients pour vous assurer un travail d’équipe efficace et la mise en place d’une véritable collaboration.

Modifier les barrières hiérarchiques et l’organisation interne

Selon une enquête IPSOS/Openmind Kfé, les deux principaux freins au développement du collaboratif dans l’entreprise des collaborateurs interrogés sont : les comportements managériaux à 34 % et l’organisation interne (complexité des strates hiérarchiques, lenteur des circuits…) à 32 %.

La mise en place du travail collaboratif doit donc se préparer à l’échelle de l’entreprise. Il semble impossible de développer le travail collaboratif sans une culture d’entreprise alignée. Il est ainsi nécessaire de repenser la structure pyramidale pour une organisation plus horizontale et de revoir les pratiques managériales. Afin de simplifier la collaboration, le manager doit plutôt endosser un rôle d’animateur.

Utiliser les outils de collaboration

Si le travail collaboratif est de plus en plus courant, c’est aussi parce qu’il est largement facilité par la transformation digitale avec le développement de nouvelles technologies de collaboration, notamment les plateformes collaboratives en ligne.

Outils de gestion de tâches, réseaux sociaux d’entreprise, visioconférences avec partage d’écran… Il existe aujourd’hui un grand nombre d’outils collaboratifs pour faciliter les échanges et la collaboration :

• Suites bureautiques partagées : ces applications collaboratives permettent à chaque utilisateur de travailler sur un document de manière simultanée (Google Workspace avec Google Docs par exemple).
• Outils de partage de documents pour créer des espaces d’échanges sécurisés, comme Google drive.
• Outils de communication, comme Slack, Google Hangouts ou Skype. Ces plateformes de messagerie instantanée et de visioconférences permettent d’entretenir une communication régulière. Un bon outil de communication est indispensable, particulièrement pour les entreprises qui offrent des possibilités de télétravail tout en encourageant la collaboration.
• Outils de gestion de projet en mode collaboratif, comme Notion, Trello, Microsoft Sharepoint, Kanban ou encore Wimi… Ces logiciels de travail peuvent inclure un tableau blanc interactif, un workflow ou tableau de bord permettant à chaque collaborateur d’avoir une visibilité sur les tâches réalisées, l’avancement de chaque opération, les calendriers, etc.

Choisir les bons outils aux fonctionnalités collaboratives, mais surtout se les approprier est l’une des clés de la réussite. Pourtant, selon une étude de Lecko et YouGov, seulement 5 à 15 % des employés utilisent régulièrement les nouvelles solutions de collaboration. Les emails restant le canal le plus utilisé. Les avantages des outils partagés peuvent être nombreux, à condition de proposer des formations pour apprendre à bien les utiliser.

Encourager la communication et le dialogue

Pour collaborer efficacement, il est nécessaire de revoir les modes de communication. Il faut s’appuyer sur une communication transversale régulière, plus spontanée et plus transparente. Pour cela, il est nécessaire de créer un environnement de confiance.

Bien sûr, des échanges physiques doivent être organisés dès que possible. Mais la fluidité de la communication passe également par la mise en place d’outils de discussion, de messageries instantanées ou de réseaux sociaux internes. Cela permet à chaque utilisateur d’échanger dès que nécessaire et de partager les informations en temps réel.

Fixer des objectifs communs et clairs

Pour améliorer la collaboration dans votre entreprise, vos salariés doivent se sentir investis. Leur engagement passe notamment par des objectifs clairs, compréhensibles, mais aussi atteignables. En effet, des objectifs inaccessibles risquent de générer du stress et de la tension au lieu de stimuler les collaborateurs. Ici aussi, il est important d’encourager la transparence en partageant les objectifs, les attentes, le planning, et les progrès des équipes.

Réaménager les espaces de travail

Pour optimiser la collaboration, il peut être nécessaire de repenser l’environnement de travail et d’offrir un espace de travail collaboratif. Par exemple, des bureaux ouverts de type open space permettent de travailler ensemble plus facilement, avec une communication plus fluide. Cela favorise aussi la proximité et la collaboration des services.

Ne négligez pas non plus l’importance des espaces de détente pour permettre à vos collaborateurs d’avoir des échanges informels. Des salariés qui se connaissent, qui ont créé du lien en dehors des sujets professionnels seront bien plus enclins à travailler en équipe et à avancer dans la même direction.

Quels sont les avantages de la collaboration en entreprise ?

Travailler en collaboration a plusieurs avantages, pour l’entreprise, mais aussi pour les salariés :

• Plus d’intelligence collective : le fruit d’un travail collaboratif permet de résoudre des problématiques plus rapidement, grâce à la mutualisation des savoirs et compétences.
• Transmission de valeurs positives dans l’entreprise : cela permet de développer des valeurs comme le partage, la coopération, la communication ou l’esprit d’équipe.
• Une productivité plus qualitative : ensemble, les collaborateurs sont plus productifs que lorsque chacun reste limité à sa fonction.
• Plus de réactivité : sans toutes les couches hiérarchiques, l’entreprise est plus agile. Chaque projet est ainsi géré plus efficacement sans être freiné par les intermédiaires, les informations circulent mieux. En encourageant la flexibilité et l’agilité, le travail collaboratif permet de gagner du temps précieux.
• Créativité et innovation : cette méthode peut donner lieu à des échanges qui n’auraient probablement jamais eu lieu avec un mode de travail plus traditionnel. Résultat : chacun peut partager son avis sur différents sujets et apporter un regard neuf, chaque discussion peut se transformer en brainstorming.
• Plus de transparence : dans une entreprise cloisonnée et hiérarchisée, les informations ont du mal à circuler librement. Les conversations entre collaborateurs restent généralement coincées dans un cercle restreint. Le travail collaboratif incite la communication ouverte, et donc une plus grande transparence.
• Amélioration du bien-être au travail : le bien-être au travail passe notamment par une plus grande reconnaissance, des journées moins routinières, une implication plus importante dans les décisions de l’entreprise ou encore une bonne cohésion d’équipe. Le travail collaboratif répond à toutes ces attentes. Selon l’étude IPSOS / Openmind Kfé, 60 % des salariés estiment que le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur leur motivation au travail.

Faciliter la collaboration en entreprise : un enjeu d’avenir ?

Optimiser la performance et l’efficacité, favoriser un management centré sur l’humain, soigner l’expérience collaborateur : voilà des enjeux communs à de nombreuses entreprises en 2024. La collaboration au travail s’ancre dans chacun de ces trois aspects.

Ces entreprises ont bien compris l’aspect crucial de la collaboration professionnelle qui passe par la cohésion d’équipe, des échanges réguliers et un sentiment d’appartenance. Et dans un contexte où le travail hybride et asynchrone est encore très présent, où le débat s’accentue entre les entreprises souhaitant le retour au présentiel et les salariés souhaitant plus de flexibilité, une question se pose : le télétravail peut-il être un frein au travail collaboratif ? Cela suffit-il de disposer d’outils de travail collaboratifs accessibles en ligne ? Ces technologies collaboratives, comme la visio, sont-elles suffisantes pour maintenir le lien, la proximité et l’envie de travailler ensemble ? Certaines entreprises, qui souhaitent miser à 100 % sur la dimension collaborative, vont même jusqu’à supprimer complètement le télétravail.

Quoi qu’il en soit, il faut garder à l’esprit que les changements qui découlent de cette nouvelle organisation de travail peuvent être déstabilisants pour les salariés, quel que soit leur poste. Il est nécessaire d’accompagner progressivement les équipes et les managers vers ce système de collaboration : cela implique la transmission des nouvelles valeurs, mais aussi des formations aux nouvelles pratiques et aux outils numériques.

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