Le référentiel de compétences est un outil indispensable en matière de management dans les entreprises. Intégré à l'arsenal des solutions managériales, ce référentiel fait partie intégrante de la politique des ressources humaines, et est très utile notamment pour préaprer l'entretien annuel. Il permet d’affronter la transformation du monde du travail et met en lumière les compétences nécessaires pour occuper un poste. Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences et comment le mettre en forme ? Vous êtes au bon endroit !
Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences ?
Cet outil managérial est un référentiel des métiers qui regroupe un ensemble des compétences nécessaires à l'exercice d'une profession. Les compétences visées sont techniques comme plus générales et concernent différents métiers.
Utilisés dans les services des ressources humaines, ces référentiels assurent une bonne gestion prévisionnelle de l’emploi par anticipation des besoins de l’entreprise. Mettre en place un référentiel permet de clarifier les connaissances et compétences grâce à une liste des compétences transverses, internes et externes.
Il s'utilise dans de nombreuses situations, notamment pour définir certains postes d'encadrement, pour la gestion des talents et les mobilités (mobilité profesionnelle et mobilité géographique). On parle alors dans ce cas de compétences managériales à haut niveau de maîtrise. Si le champ des métiers et des compétences vise plusieurs thématiques, il est alors dit "transversal".
L’approche par compétences est synthétique et distingue plusieurs rubriques. Cette approche des besoins en compétences communes fait partie du nouveau référentiel pour la gestion prospective des talents. On distingue trois éléments en particulier :
- un état des lieux du degré de maîtrise des connaissances théoriques et des compétences transversales pour différents métiers et compétences (qualifications, certifications …)
- les savoir-faire, qui reflètent les expériences du candidat dans le cadre de ses pratiques professionnelles
- les savoir-être, qui visent plus particulièrement les compétences comportementales et les attitudes au quotidien. Ces qualités personnelles, propres à chacun, sont indispensables pour une bonne gestion des compétences spécifiques.
A noter que les métiers évoluent très rapidement, ce qui nécessite de tenir constamment à jour son référentiel métier sous peine de le rendre obsolète, et donc inutile. Un bilan de compétences méthodologique et opérationnel permet de mieux gérer les situations professionnelles et d’identifier les compétences de l’entreprise. Il s’agit également d’étoffer son offre de formation en fonction des besoins en compétences et du parcours professionnel de chacun.
Quel est l'intérêt du référentiel des métiers ?
Les atouts de cet outil d’ingénierie en capital humain sont multiples dans l'entreprise et font partie d’une bonne stratégie RH. Cet outil opérationnel permet notamment d'ériger une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Tel un observatoire des métiers, il agit avant tout comme un outil didactique faisant partie d’une stratégie d’entreprise et d’un plan de développement pour l’organisation du travail. Cela met en exergue les finalités des différentes carrières et l’importance de la professionnalisation nécessitant parfois des mutations. Il est utilisé au quotidien dans l'entreprise, que ce soit à court ou à plus long terme, notamment pour cerner les besoins de formation. Construire un référentiel pour la gestion des ressources nécessite d’identifier les compétences clés et ériger la formation professionnelle adaptée en conséquence.
Lorsque le référentiel indique qu'il existe un écart important entre les compétences présentes et requises, la question se pose alors de faire monter le salarié en compétences grâce à une pédagogie et un professorat adapté. Il s'agira ainsi d'établir une véritable refonte destinée à couvrir ces écarts. Notamment grâce à l’élaboration du plan de formation prenant appui sur des audits, pour articuler la stratégie de manière personnalisée.
Evaluation des compétences et référentiel métier
Les référentiels des métiers sont donc des alliés importants auxquels se référer pour le management de son entreprise. Les apprenants montent en compétences grâce à des formateurs qualifiés, des Mooc, un chemin éducatif de qualité et des certifications obtenues via l’utilisation de supports multimédias. Chaque formation professionnalisante assurée par un formateur ou enseignant spécialisé peut s’organiser en fonction du support, notamment selon un comité de programme éducatif. De cette manière, les équipes peuvent se mélanger et les sessions peuvent être mutualisées.
Autre atout du référentiel de compétences des salariés : la possibilité de s'en servir comme base pour faire passer des entretiens annuels aux salariés et ainsi gérer les compétences de chacun. (Découvrir les questions d'entretien annuel) Sont passés en revue les savoirs, savoir-faire et savoir-être de chaque collaborateur. Le tout est analysé par l’outil qui est alors un allié de taille pour mesurer la performance de vos collaborateurs dans leurs postes. Le tout en tenant compte des fiches-métiers et de l’importance de la professionnalisation des salariés.
Enfin, cet outil sert également dans le cadre d'un recrutement externe, notamment pour ériger un profil de candidat. Il facilite la politique des ressources humaines de manière plus globale et enrichit les compétences de vos collaborateurs en les rendant encore plus performants.
Comment mettre en place votre référentiel de compétences ?
Prendre en compte les compétences de chacun et anticiper les besoins grâce à un management par les compétences est indispensable en entreprise. Pourtant, nombreux sont encore ceux à ne pas connaître cet outil pourtant très utile au quotidien dans l'entreprise, notamment pour la gestion des carrières. Voici donc les étapes à suivre pour faire un référentiel de compétences transverses en se basant sur votre besoin en compétences.
Déterminer l'usage que vous souhaitez faire du référentiel
Figurant parmi les meilleures aides managériales techniques, le référentiel des métiers doit être utilisé sans aucune difficulté dans l'entreprise comme une cartographie des emplois. Le référentiel permet d’appréhender l’aptitude de chaque salarié, ses compétences existantes (compétences individuelles, techniques et comportementales). Sans oublier son besoin en matière de carrières et d’évolution professionnelle.
Au départ, interrogez-vous sur l'utilité concrète de ce référentiel, que ce soit pour votre société comme pour vos collaborateurs. En prenant en compte la réponse à cette question vous pouvez continuer vers la seconde étape pour déterminer la structure du document et ses contours. Sans cette étape préliminaire il sera bien plus difficile de mettre en forme votre référentiel.
Définir le périmètre de travail du référentiel
Un référentiel est un outil très large qui englobe plusieurs domaines. Il peut être utilisé de bien des manières. Pour ne pas vous éparpiller, il est indispensable de définir au préalable le périmètre sur lequel vous comptez travailler. Cela peut notamment être le périmètre d'un service avec plusieurs fonctions, un poste ou un métier en particulier.
En pratique, cette étape est nécessairement liée à la première, avec un éclairage plus précis cette fois sur l'unité étudiée. L'outil doit toujours être utilisé dans une démarche que vous pouvez gérer facilement au quotidien. Le danger est de sélectionner un périmètre trop large, ce qui rendrait le processus trop lourd à mener.
Sélectionner les membres du groupe de travail
Pour mener à bien cette mission importante, vous devez créer un groupe de travail qui sera efficace. Chaque membre du groupe possède des compétences importantes afin d'étudier les profils des collaborateurs. Si votre périmètre s'oriente autour d'un domaine professionnel en particulier, les profils de votre groupe de travail auront forcément une connaissance pointue de ce domaine.
En règle générale, le groupe de travail se compose d'un animateur qui est souvent le représentant des ressources humaines. Ainsi que plusieurs salariés de l'entreprise issus des différents postes concernés, notamment ceux à hauts potentiels. Sans oublier des managers aguerris et opérationnels qui connaissent très bien l'entreprise.
Et si c'était le moment de remettre en place un trombinoscope au sein de votre entreprise ? On vous dit tout sur cet outil RH trop souvent délaissé !
Faire l'inventaire des compétences requises pour le métier concerné
La question principale qui se pose ici est de savoir quelles sont les aptitudes, compétences et autres connaissances obligatoires pour exercer le métier ciblé. A partir de la réponse à cette question vous pouvez avoir une idée plus précise de l'inventaire à réaliser.
Nous vous conseillons d'opter pour des solutions créatives à l'instar du brainstorming. Tout le groupe de travail interagit alors ensemble et exprime ses idées, ce qui va dans le sens d'une meilleure définition des différents savoirs indispensables pour ce poste. Vous pouvez également observer directement les activités dans leur quotidien afin de prendre en compte leurs substances.
En partant des résultats obtenus il est alors possible de reclasser les savoirs en plusieurs catégories : compétences techniques, générales et managériales. Le tout repose sur une démarche collective et une synergie entre les intervenants lors de cette étape importante.
Rattacher des critères aux compétences attendues
S'il est judicieux de définir les compétences attendues pour un poste, il est tout aussi nécessaire d'en évaluer le degré d'importance. En d'autres termes, cette étape vous invite à rattacher des niveaux de maîtrise et des critères aux compétences souhaitées pour un poste. Utilisez donc plusieurs niveaux à vos compétences. Le tout en personnalisant ce classement en fonction de vos attentes.
Selon les exigences du métier visé, chaque niveau sera considéré comme suffisant ou au contraire insuffisant. Le candidat, alors positionné sur un niveau en particulier, sera considéré comme un profil junior, intermédiaire ou senior. On pourrait par exemple imaginer que le dernier niveau de compétence vise une expertise pointue. Si le collaborateur ne possède pas ce niveau de compétence attendu pour un domaine en particulier, lui proposer un des dispositifs de formations (formation en interne) est une solution envisageable.
Construire le référentiel de compétences
Une fois que l'ensemble des étapes précédentes a été réalisé, vient alors le moment de créer la cartographie des compétences et le répertoire des métiers (notamment métiers cadres). L'objectif est alors de regrouper les compétences par rubriques puis d'en décrire chacune plutôt brièvement.
Mentionnez également quelles sont les exigences pour chaque niveau de compétences, en prenant en considération les requis métier. A l'issue de ce travail pointu et consciencieux d'équipe vous obtenez un référentiel complet de compétences métiers.
