La gestion des ressources humaines est l’un des piliers d’une entreprise. Toutes les organisations le savent désormais : le capital humain est la clé de la réussite. Les processus RH sont au cœur de cette gestion et sont essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise. Ce n’est pas seulement une question de recruter et de fidéliser les bons profils, mais aussi de s’assurer que votre entreprise est en bonne santé, productive et réactive.
Dans cet article, on vous propose de mieux comprendre ce que sont les processus RH, à quels domaines ils s’appliquent et comment les optimiser.
Qu’est-ce qu’un processus RH ?
Les processus RH sont un ensemble d’outils et de stratégies à disposition de la fonction RH afin de développer et d’optimiser le fonctionnement d’une entreprise. En effet, mettre en place des processus RH va directement impacter l’efficacité et la compétitivité de l’entreprise, mais pas seulement. Ces derniers sont aussi très importants dans la gestion des talents, car ils permettent de mettre les collaborateurs au centre des décisions et des stratégies d’entreprise.
En effet, le but des processus RH est de garantir la bonne dynamique du capital humain. Ils contribuent à renforcer l’attractivité d’une entreprise aux yeux de sa masse salariale, mais aussi des futurs talents. Cette pratique visant à optimiser la gestion du personnel répond à une prise de conscience majeure : les collaborateurs sont la plus grande force d’une entreprise et il est essentiel d’être à leur écoute pour les fidéliser et leur donner envie de s’investir pleinement. Autrement dit, d’optimiser l’expérience collaborateur.
Concrètement, les processus RH permettent de simplifier les opérations du service des ressources humaines en améliorant la communication interne et la collaboration entre les équipes, en automatisant certaines tâches répétitives pour se concentrer sur d’autres à plus forte valeur ajoutée, mais aussi en garantissant la conformité de l’entreprise avec les obligations légales.
Bien sûr, chaque organisation peut définir ses processus RH selon ses besoins et ses enjeux. Dans tous les cas, ils jouent un rôle majeur dans le bon fonctionnement d’une entreprise et permettent notamment de :
- Créer une culture d’entreprise attrayante et booster la marque employeur ;
- Mieux gérer le recrutement ;
- Faciliter l’intégration des nouveaux talents et les fidéliser ;
- Assurer un meilleur suivi des tâches administratives, etc.
Quels sont les différents types de processus RH ?
Les processus RH peuvent intervenir à différents stades de l’expérience collaborateur et englobent un large panel d’activités : du recrutement à la gestion de la formation, en passant par la gestion du temps de travail, la gestion des absences, ou encore les questions de santé et sécurité au travail…
Voici quelques exemples de processus RH pouvant être mis en place selon la stratégie de l’entreprise et ses besoins.
Recrutement et intégration
Les recrutements sont l’un des enjeux majeurs des équipes du service RH. Mettre en place des processus RH permet ici de gagner en efficacité et de s’assurer de recruter les bons profils. L’optimisation des processus de recrutement peut, par exemple, s’appliquer à la création et la diffusion d’une offre d’emploi, à la sélection des candidats, ou encore à l’organisation des entretiens d’embauche.
Après l’embauche, l’intégration des nouveaux employés ne doit surtout pas être négligée.
En effet, d’après une étude de 2018 Robert Half Talent Solution, 1 salarié sur 2 serait prêt à démissionner au cours du premier mois d’embauche.
Pour 29,9 % d’entre eux, l’une des raisons à cette insatisfaction serait leur mauvais accueil dans l’entreprise. L’instauration de processus RH efficaces à l’étape de l’onboarding peut ainsi faire la différence en termes de turnover.
Gestion des tâches administratives
Les métiers RH impliquent un grand nombre de tâches administratives et de multiples dossiers à suivre. Les processus RH permettent d’assurer un meilleur suivi administratif, par exemple dans la gestion des rémunérations, des bulletins de paie, des avantages sociaux, des plannings, etc.
La gestion de la paie fait d’ailleurs partie des processus RH critiques pour une entreprise. En effet, des retards de paiement, un manque de transparence sur les augmentations salariales, ou encore des oublis d’heures supplémentaires peuvent vite faire du tort à la marque employeur ainsi qu’au climat social dans l’entreprise. La gestion de la paie reflète la fiabilité d’une entreprise et doit être exécutée avec précision et ponctualité pour assurer la satisfaction des employés et la conformité réglementaire.
Formation et développement des compétences
Le développement des compétences des collaborateurs s’inscrit dans un enjeu de fidélisation et d’engagement de ces derniers. Les processus RH sont ainsi d’une grande importance dans la gestion des carrières, notamment les plans de mobilité interne et de formation dans le cadre d’une démarche de GPEC par exemple (gestion prévisionnelle des emplois).
Les compétences des collaborateurs sont un enjeu stratégique majeur pour les entreprises. Il est donc essentiel d’adopter de bonnes pratiques dans la gestion de la formation et de s’équiper de solutions digitales efficaces. Edflex répond avec agilité aux besoins de formation des entreprises grâce à une solution unique : un agrégateur de contenu constamment actualisé. Nous nous intégrons facilement à l’ensemble des LMS, SIRH et autres outils collaboratifs pour rendre la formation accessible, créer des réflexes de formation au quotidien et booster l’engagement des apprenants.
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Quelles sont les stratégies pour optimiser les processus RH ?
Les équipes des ressources humaines peuvent suivre une série d’étapes afin d’optimiser les processus RH et maximiser la performance de leurs activités.
Analyse des processus actuels
La première étape est d’identifier les processus existants en effectuant une cartographie des processus RH. Cartographier les processus RH est une méthode qui permet de représenter graphiquement tous les processus mis en place au sein de l’entreprise et les éventuels liens qui existent entre eux.
C’est une manière de visualiser clairement, sous forme de schéma, toutes les étapes d’un processus, les points forts, les lacunes, et les opportunités d’amélioration. Cette étape nécessite d’impliquer toutes les parties prenantes (management, équipe Rh, employés) pour recueillir un maximum d’informations pertinentes.
Évaluation et redéfinition des processus RH
À l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI) adaptés, il faut ensuite évaluer les performances des processus RH. C’est le moment d’identifier les faiblesses, comme des inefficacités opérationnelles, des retards systématiques ou des erreurs fréquentes. Il est possible d’effectuer des audits internes ou des enquêtes auprès des employés pour obtenir plus d’informations.
S’il est nécessaire de redéfinir et de simplifier certains processus, le responsable des ressources humaines peut faire appel à des méthodes du design thinking. Le design thinking est utilisé pour résoudre des problèmes et trouver des solutions innovantes. Appliquée aux ressources humaines, cette méthode permet par exemple d’éliminer les étapes superflues des processus, de mettre en place des solutions plus intuitives, de déterminer clairement les rôles et responsabilités de chacun, etc.
Digitalisation et automatisation des processus
L’automatisation des processus RH permet de réaliser des tâches administratives répétitives et chronophages à l’aide de logiciels de gestion RH. Cela permet aux équipes RH de gagner du temps, d’être plus productives, de réduire les risques d’erreurs et d’oublis, de centraliser les informations, mais aussi de s’assurer d’être en conformité avec la législation.
Un grand nombre de processus RH peuvent être automatisés à l’aide d’un logiciel SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines) : gestion administrative, gestion de la paie, gestion des compétences, gestion des congés…
Amélioration continue et suivi
Enfin, l’optimisation des processus RH doit bien sûr être accompagnée d’un suivi régulier et d’un système d’évaluation des performances. Les retours d’expériences de chaque collaborateur et les indicateurs RH permettent de mesurer l’efficacité des processus au fil du temps et les possibilités d’amélioration continue.
Vous l’aurez compris : simplifier, automatiser et harmoniser les processus RH est un investissement qui présente de nombreux avantages, tant pour le développement de l’entreprise que pour le bien-être des salariés.
