Afin de définir la structure hiérarchique d’une entreprise, vous développez un organigramme de l’entreprise en temps réel. Ce dernier, très souvent réalisé sur un logiciel, permet d’obtenir une structure organisationnelle de l’entreprise. Cependant, créer un organigramme de l’entreprise renferme d’autres intérêts, plus complexes, pour le bon développement de votre entreprise. Il devient, si vous le maniez à bon escient, un atout de poids auprès des ressources humaines qui travaillent au développement d’un plan de formation. Nous vous en disons plus sur l’intérêt d’un organigramme fonctionnel et mis à jour régulièrement dans le cadre de la formation.
Quand intervient l'organigramme de l’entreprise dans votre plan de formation ?
Un organigramme hiérarchique n’est pas qu’une simple représentation schématique de l’entreprise, il ne s'agit pas non plus d'un simple trombinoscope. Du point de vue de la gestion des ressources humaines, vous entrevoyez de suite les postes vacants (avec les compétences associées de chacun), ainsi que les postes à créer pour booster les différents services de l’entreprise. Voici un exemple d’organigramme classique en entreprise, en structure matricielle et fonctionnelle :
Ce type de structure pyramidale met en avant les relations hiérarchiques, la spécialisation des différents niveaux hiérarchiques en plusieurs divisions, mettant en avant le sommet stratégique de l’entreprise.
Un organigramme pour structurer votre référentiel de compétences
Il est bon de mettre en place votre organigramme de l’entreprise quand vous souhaitez étudier votre référentiel de compétences. Posez-vous les questions suivantes :
- Qui possède quelles compétences ? Depuis combien de temps ? Quelle place pour la prise de décision dans la hiérarchie et structure de l’entreprise ?
- Quel est le niveau hiérarchique des compétences actuelles auprès de chaque collaborateur (débutant, confirmé, expert…) ? Quels sont les liens hiérarchiques entre les collaborateurs ?
- Quelles sont les compétences manquantes au sein de chaque équipe ?
Ces questions posées sur les différents profils de vos collaborateurs, vous amènent à dresser un référentiel de compétences complet des supérieurs hiérarchiques, des cadres supérieurs, des chefs de projets aux collaborateurs. Les rapports de subordination sont mis en avant, ainsi que la répartition des tâches. Ce référentiel est inestimable dans le cadre d’une gestion de staffing, ou d’une refonte d’un pôle de votre entreprise. Ou simplement pour faire le point sur les compétences de vos équipes.
Entre autres, votre organigramme horizontal dresse le portrait détaillé des compétences (hard skill, soft skill) de vos collaborateurs. Vous déterminez mieux votre prochaine stratégie de recrutement, ou de formation.
Planifier vos projets devient plus facile car vous savez quelles sont les ressources allouées à votre projet, et celles dont vous aurez indubitablement besoin pour le réussir. Il permet de faciliter la compréhension de ce qui fait un pôle performant, d’un autre qui est en perte de performance depuis longtemps.
Des projets plus flexibles
La standardisation de votre organigramme de l’entreprise confère à vos équipes RH, marketing ou à vos dirigeants, une vision 360 des besoins de l’entreprise. Cette organisation dessine différentes structures organisationnelles, vous offrant de précieuses informations pour le pilotage de tous vos projets.
Les responsables de pôle de votre entreprise accèdent aux informations rapidement. Ils peuvent ainsi, selon les projets menés, demander l’expertise d’un collaborateur qui n’est pas dans son équipe. Ou se rendre compte rapidement d’un manque de compétences de tous les collaborateurs. Le manager n’a d’autre choix que de prévenir rapidement les ressources humaines d’un besoin de recrutement. Ou d’une demande de formation pour compléter le panel de compétences des équipes.
Votre organigramme de l’entreprise impacte de plein fouet votre plan de formation
Comme démontré dans les lignes précédentes, votre organigramme de l’entreprise est indispensable pour mener vos projets. Dans le cadre du staffing par exemple, c’est un allié précieux pour connaître les compétences disponibles dans l’entreprise, mais pas uniquement ! Cette division de la structure fonctionnelle de votre entreprise vous permet de différencier le nombre de niveaux hiérarchiques grâce à une structure horizontale. Le pouvoir de prise de décision des collaborateurs devient plus clair, ainsi que les styles de management à appliquer. Votre organigramme offre un plan de hiérarchie organisationnelle précieux pour comprendre les avantages et inconvénients de la structuration hiérarchique actuelle de l’entreprise.
Suivi des évolutions de compétences ou des acquisitions à faire
Dans le cadre de votre plan de formation, votre organigramme devient une référence de poids :
- Vous savez qui détient les compétences nécessaires pour la concrétisation de vos projets.
Vous pilotez vos projets d’une main de maître. En quelques clics, vous attribuez la prochaine mission à un membre de votre entreprise. Vous pouvez, au besoin, contacter plusieurs collaborateurs pour aller au-delà de ses hard skills et juger de ses soft skills (attitude, personnalité…). En conséquence, vous dirigez mieux vos entretiens internes.
- Vous connaissez le niveau de compétences de vos équipes.
Selon les projets qu’ils ont menés lors de l’entretien individuel (ou annuel), vous préparez une fiche de compétences à faire remplir par le manager. Une fois transmise (à vous, ou directement dans un logiciel), votre base de données est mise à jour. Vous possédez ainsi un suivi juste et en temps réel des compétences de vos équipes.
- Vous étudiez la répartition des compétences des différents pôles de l’entreprise.
Pour assurer une bonne formation, il est primordial de connaître la répartition et le niveau de compétences dans vos équipes. Vous gérez mieux la répartition des équipes sur chaque projet et établissez quels sont les besoins en formation à venir.
Par exemple, si toutes vos équipes en marketing n’ont pas de connaissance en SEA (le référencement payant sur internet), vous pouvez prévoir une formation à distance, ou une formation en présentiel, avec un coach professionnel. Ainsi, vos équipes gagnent en compétences et s’aventurent sur de nouvelles missions. Une belle façon de montrer que vous comptez sur eux et de les engager dans l’entreprise.
- Les managers remontent aux RH les compétences manquantes, ou celles à faire évoluer.
En quelques secondes, via votre organigramme en ligne, il est possible de vérifier si la demande managériale est réelle. Au besoin, vous lancez un plan de recrutement si sa demande nécessite une connaissance technique particulière, que vous ne pouvez enseigner qu’en quelques heures de formation.
Par exemple, vous souhaitez mettre à jour votre site web en passant par les compétences d’un développeur web. Son expertise de 5 à 8 ans ne peut être enseignée avec quelques heures d’écoute. Parfois, il est préférable de recruter pour gagner du temps et optimiser le travail de vos équipes.
⇒ A la suite des informations fournies grâce à l’organigramme de l’entreprise, vous réalisez plus facilement votre plan de formation. Vous savez qui a besoin de quoi, dans quelles équipes, quelles compétences, pour quand (deadline projet), etc. Votre plan de formation devient plus pertinent, car vous vous fiez aux profils détaillés de vos collaborateurs et des remontées des managers.
Adoptez une vision long terme
Dresser un plan de formation n’est pas une mince affaire, quand on ne dispose pas des bonnes informations. Il est possible d’utiliser un organigramme de l’entreprise pour structurer vos besoins. Visible après de tous vos collaborateurs, il devient un véritable outil de communication sur les besoins de l’entreprise.
Un plan de formation flexible
Cette vision long terme se fait logiquement et naturellement avec votre organigramme de l’entreprise. Elle est visible sur votre plan de formation. Il n’est plus réalisé dans le cadre d’un projet en cours, mais sur tous les projets futurs de votre entreprise. Après analyse de l’année passée, vous déduisez quelles sont les transformations à mener pour étayer les connaissances de vos collaborateurs.
Votre plan de formation n’est pas fait au hasard. Lors des entretiens annuels ou individuels, vous proposez aux managers et managés des ressources utiles, pour leurs montées de compétences. Vous pouvez aussi proposer des formations de groupe ou individuelles, selon les besoins fonctionnels demandés par la direction générale ou le centre opérationnel de l’entreprise.
Pour conclure
Un organigramme de l’entreprise n’est pas qu’une simple référence visuelle de votre entreprise. Il sert avant tout à la construction de votre référentiel de compétences, puis à axer votre plan de formation sur la bonne voie. Il permet le suivi et l’évolution de tous vos collaborateurs, de faciliter la compréhension des attentes en formation et d’y répondre, quels que soient les niveaux de management.
Bien que l’organigramme de l’entreprise ne soit pas une obligation légale, il est fortement conseillé de le construire. Il est plus facile de constater les disparités et les compétences manquantes. Vous gérez mieux vos équipes, ainsi que les talents au sein de votre entreprise.
