Le LMS (Learning Management System), plateforme de gestion de la formation tout-en-un, est devenu incontournable dans la mise en œuvre des dispositifs de formation. Ses avantages ? Vous les connaissez peut-être déjà ! Gain de temps, organisation des parcours aisée, meilleure gestion de l’administration, accessibilité optimale pour les apprenants, possibilité de former un nombre illimité de collaborateurs, personnalisation de la formation : les atouts d’un LMS sont nombreux ! Pour tirer vraiment parti de votre plateforme, il reste toutefois à en assurer un déploiement efficace. Cet article vous aide à adopter la bonne méthode. grâce à 5 conseils indispensables !
Impliquer les parties prenantes
Service des ressources humaines, responsable de formation, formateurs, apprenants : d’un bout à l’autre de la “chaîne” de la formation professionnelle au sein d’une entreprise, chaque acteur a tout intérêt à utiliser au mieux la plateforme LMS mise à sa disposition. Cela garantira des parcours de formation fluides et efficaces sur le long terme. Comment faire pour impliquer toutes les parties prenantes et ce, dès le lancement ? La première mission à accomplir est de recueillir les besoins et envies des salariés, mais aussi les attentes et objectifs de leurs managers. Ensuite, pour suivre de près l’avancement du projet de formation, il s’avère souvent judicieux de créer un comité de pilotage.
Penser l’ingénierie pédagogique en amont
Pour toute organisation, l’ingénierie pédagogique constitue la clé de voûte d’une formation professionnelle structurée. Celle-ci doit intervenir avant même de réfléchir au déploiement du LMS ! La première étape consiste à étudier les différents paramètres ayant un impact sur la montée en compétences, et ce dans le but de construire des dispositifs et parcours de formation à la fois pertinents et rentables pour l’entreprise. Ces paramètres touchent tous les aspects de la formation : technique, économique, financier et social.
Dans un deuxième temps, sur la base de ces informations, il s’agit de concevoir concrètement des actions de formation répondant à des objectifs pédagogiques bien définis et adaptés à la cible apprenante.
Déterminer quelles sont les formations indispensables au regard des enjeux de l’entreprise conduira à un déploiement du LMS plus simple et garantira un réel impact sur les compétences des collaborateurs.
Miser sur la communication interne
Mobiliser les apprenants et les inciter à utiliser la plateforme commence également avant le déploiement du LMS. La communication interne constitue un levier indispensable à exploiter. Sans une stratégie de communication efficace au sein de l’entreprise, l’information ne parviendra pas correctement aux salariés ou manquera d’impact.
La communication interne doit être captivante et marquer son audience. Les services des ressources humaines ont plusieurs outils à leur disposition, en particulier digitaux : newsletter interne, vidéos, réseaux sociaux d’entreprise. Ils peuvent être associés à des vecteurs d’information plus classiques comme l’affichage et le magazine (ou lettre d’information) interne.
Il convient d’ajuster les actions de communication en fonction du moment où elles sont mises en oeuvre :
- avant le lancement de la plateforme pour informer et susciter l’intérêt des (futurs) apprenants ;
- au moment de la sortie du LMS pour pousser ses derniers à le découvrir et le prendre en main ;
- une fois que la plateforme a commencé à être utilisée et de façon régulière afin de maximiser l’engagement des salariés.
En fait, la communication interne ne s’arrête pas : favoriser l’adhésion des collaborateurs est un travail au long cours !
Par ailleurs, il est important d’encourager les feedbacks des apprenants. Cela permet d’améliorer en continu à la fois la communication autour de la plateforme mais aussi le LMS lui-même ! Au final, il s’agit de créer une véritable culture de la formation au sein de l’entreprise.
Animer la plateforme LMS
À ce stade, la plateforme LMS fonctionne ; les collaborateurs ont commencé à l’exploiter, les parcours de formation s’enclenchent. Il serait alors facile de se dire : le déploiement de la plateforme est terminé, tout s’est bien passé, il n’y a donc plus rien à faire ! Ce serait une énorme erreur ! Une partie importante du chemin a bien été parcourue, mais il reste maintenant à engager les collaborateurs sur du plus long terme. Responsables de formation et formateurs doivent continuer à faire vivre la plateforme, à inciter les apprenants à l’utiliser efficacement et régulièrement.
L’espace communauté : un outil indispensable
À cette fin, l’espace communauté apparaît comme la fonctionnalité à privilégier. En offrant un cadre propice aux échanges, exactement comme sur un réseau social, il incite les apprenants à créer des liens, à échanger des ressources et à travailler ensemble. À la clé : une plus grande motivation, une émulation accrue et des connaissances élargies.
Les formateurs ont ici un rôle important à jouer : c’est à eux d’animer la communauté, en introduisant des thèmes de discussion, en posant des questions, en enrichissant les conversations. Il convient également, en amont, de bien définir les groupes d’apprenants : ces derniers doivent avoir un profil et/ou des attentes similaires, sans quoi, ils ne trouveront guère d’utilité à échanger dans l’espace communautaire...
L’objectif est de favoriser le social learning, c’est-à-dire l’apprentissage entre pairs, en considérant cet espace comme un des meilleur support vecteur de partage et de communication.
S’appuyer sur les feedbacks des apprenants et des managers
Une fois le déploiement réalisé, il faut non seulement faire vivre la plateforme mais aussi analyser la pertinence du dispositif de formation mis en place. Pour cela, rien de tel que de demander et d’étudier les feedbacks des utilisateurs d’une part, des managers d’autre part.
Le LMS dispose de fonctionnalités, très simples à utiliser, permettant par exemple de soumettre des questionnaires de satisfaction aux apprenants. Quant aux managers, il suffit de les interroger pour disposer d’informations concrètes sur :
- les performances individuelles à la suite d’un parcours de formation ;
- la montée en compétences des équipes ;
- les résultats obtenus par rapport aux résultats attendus.
Pérenniser l’utilisation du LMS dans le temps
Logiquement, nous en arrivons à l’emploi de la plateforme sur le long terme. Le LMS est conçu pour s’adapter à l’évolution des besoins. Concrètement, il est possible de mettre à jour et d’enrichir les contenus pédagogiques en quelques clics directement sur la plateforme. Il revient aux responsables de formation et formateurs d’étoffer régulièrement le catalogue de formations. La plateforme doit devenir un lieu privilégié de partage et de stockage des ressources, témoignant de la culture apprenante de l’entreprise.
Article rédigé par Stéphanie Langlais, en partenariat avec Rise Up.
