Comment identifier les besoins de formation lors de l'entretien annuel ?

Depuis la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, les sociétés françaises sont dans l’obligation d’organiser tous les deux ans des entretiens professionnels dédiés à l’évolution de la carrière de leurs salariés. De nombreuses entreprises n’attendent (heureusement) pas toujours ces échéances légales pour faire le point sur les besoins en formation de leurs équipes. Elles utilisent en effet les revues de performance ou les entretiens annuels d’évaluation pour collecter au fil de l’eau et centraliser les demandes des salariés et managers. L’objectif ? Fidéliser les talents toute l’année, s’adapter rapidement aux évolutions du marché et des métiers, accompagner le changement de leur organisation ou encore gagner plus vite en performance…

Si l’entretien annuel permet de faire un suivi plus régulier des compétences des salariés, comment s’en servir à bon escient pour identifier également les besoins en formation ? Tour d’horizon des meilleures pratiques !

Limiter le nombre de sujets à aborder lors de l’entretien annuel

L’entretien annuel traite généralement trop de sujets. Isolez par exemple des trames d’entretien la revue des objectifs ou encore les questions de rémunération. Ces points doivent faire l’objet d’entretiens séparés, au risque de vampiriser la conversation entre le salarié et le manager.

Concentrez-vous sur les trois thèmes suivants :

• le bilan de l’année écoulée : les performances globales, les difficultés rencontrées...
• l’adéquation entre les compétences acquises par le salarié et celles attendues pour le poste occupé ;
• le développement du collaborateur dans l’entreprise.

Dédiez certaines questions à la formation. Par exemple : Avez-vous besoin d'une montée en compétences sur un sujet précis cette année ? Si oui, lequel ?

Vous pouvez ici aiguiller la réflexion du salarié en donnant des catégories de formations : langues, management, développement information, marketing, ou bien lui demander si les formats lui semblent pertinents. Si vous avez constitué un, faites un lien vers votre catalogue de formation ou votre LMS.

Identifier les besoins en formation dès la préparation de l’entretien annuel

La réussite d’un entretien annuel réside en grande partie dans la qualité de sa préparation. Laissez suffisamment de temps au collaborateur et au manager pour se prêter à l’exercice. Il est ainsi recommandé de communiquer la trame d’entretien au moins 15 jours avant la date de l’entretien annuel. Une solution logicielle SIRH vous sera ici d’une aide précieuse pour respecter les délais et notifier chaque salarié des actions à réaliser. Une nécessité !

Encouragez ensuite les managers à réfléchir aux formations métiers importantes pour leur équipe ou celles qui seront indispensables sur l'année à venir pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. Et invitez les collaborateurs à prendre du recul sur les compétences qui leur ont manqué cette année et qu’ils souhaiteraient acquérir. Inclure ces sujets et les pousser vers les managers, c’est faire grandir votre culture d’apprentissage dans l’entreprise, et ce n’est que du positif.

Prendre des mesures concrètes sur l’offre de formation après chaque entretien annuel

Un entretien annuel n’est efficace que s’il est suivi d’une action concrète. Un besoin en compétence devra donc donner lieu à un plan d’actions spécifique comme par exemple l’identification des compétences à acquérir par le salarié, la définition du contexte de la formation (lieu, durée…), les objectifs pédagogiques... En d’autres termes, l’enjeu est ici de poser le cadre de la montée en compétences du salarié pour concevoir une offre de formation qui sera utile aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.

Centralisez les remontées d’informations par équipes afin de comprendre les besoins émanant le plus souvent ! Contenus de formation rapidement consultables ? Ouverture de l’offre de formation sur des sujets plus transverses comme les soft skills ou mad skills ? Formation sur mesure ? Temporalités dédiées ? Bref l’idée est comme toujours de saisir l’opportunité de l’entretien comme déclencheur de nouveaux projets formation dans votre entreprise ou d’ajustements. Il existe de nombreuses solutions pour enrichir votre offre de formation, du mobile learning à la curation de contenus, notre cœur de métier. L’Important est de comprendre les besoins, pour avoir des mesures efficaces et créer un cercle vertueux autours des compétences et de la motivation de vos collaborateurs.

Et vous, utilisez-vous l’entretien annuel pour identifier les besoins en formation de vos collaborateurs ?