Si choisir la plateforme e-learning semble facile au premier abord, de très nombreux critères sont en réalité à prendre en compte. Une plateforme e-learning ou plateforme LMS learning management system ne doit pas être choisie à la légère. Le catalogue en ligne de formation doit être attractif, tout comme l’outil sur lequel ils sont stockés ! On fait le point sur les différents critères qui doivent être pris en compte lorsque vous choisissez une plateforme de formation pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une plateforme e-learning ?
Avant de nous lancer dans la longue liste des critères inhérents à votre plateforme e-learning, savez-vous bien ce que c'est ? Sur la toile, vous pouvez la retrouver sous le nom de plateforme LMS, de plateforme d'apprentissage en ligne, de système de gestion de l’apprentissage ou encore de plateforme de formation digitale.
Que de noms pour un concept identique : un outil qui héberge des contenus pédagogiques de formation en ligne. Ces contenus sont pour la plupart créés par des ingénieurs pédagogiques, à destination de tous les secteurs d'activité et de tous les profils (personnes en CDI, CDD, en apprentissage, en contrat de professionnalisation, en stage, etc).
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Quels sont les différents types de contenu d’une plateforme e learning ?
Il est possible de retrouver ces formations professionnelles sous des formats pédagogiques variés : digital learning, podcast, vidéo, audio, adaptive learning, cours en ligne ou un cours présentiel type universitaire type le tutorat moodle, MOOC, spoc, blended learning, etc. Les activités pédagogiques virtuelles restent le cœur de la formation professionnelle. Au concepteur pédagogique de proposer un programme de formation collaboratif, open-source, afin de former les apprenants avec efficacité.
Ces différents formats sont généralement segmentés en différents modules e learning, présentant ainsi un parcours de formation à respecter et des évaluations à réaliser. Il est également possible de diffuser vos formations à distance préférées auprès de vos collaborateurs, afin de créer un socle commun de connaissances à l’entreprise grâce à une offre de formation adaptée.
Chaque formation est simple à prendre en main, garantissant un apprentissage en ligne rapide, aux ressources pédagogiques accessibles à tous. Afin de garantir la meilleure expérience, il est également possible que votre plateforme LMS soit un espace d’échange. Vous pouvez échanger avec les formateurs et assurer le suivi des apprenants en ligne quant aux formations en e-learning (expérience d apprentissage, demander leur REX, leurs motivations, leur avis en fin de formation, etc.).
Quels sont les critères d’une plateforme LMS à connaître ?
Voici 10 critères à connaître pour choisir votre plateforme e-learning avec discernement, comme lorsque vous choisissez votre organisme de formation :
1.Établir les besoins en formation de vos collaborateurs : dresser le cahier des charges
La toute première étape est de réaliser un mini cahier des charges recensant les différents critères pour choisir votre plateforme e-learning. C'est le moment de délimiter le périmètre d'action de votre plateforme :
- A qui est-elle destinée ? CDI, CDD, former les apprenants ou les stagiaires, etc. ?
- Qui est chargé du suivi de l'installation du logiciel de formation ?
- Quel temps de déploiement êtes-vous prêts à accorder au projet ?
- Au bout de combien de temps souhaitez-vous voir des résultats concrets (certifications, amélioration des hard skills ou des soft skills des apprenants, etc.) ?
- Plateforme française ou multilingue ?
- Plateforme en ligne et/ou application mobile ?
- Quel budget ? Licence annuelle ? Inscription mensuelle ? Etc.
Ces premières questions devraient déjà vous aider à dresser votre cahier des charges. Nous vous recommandons de désigner un responsable de projet, ainsi que les différentes parties prenantes avec des délais d'exécution des tâches, pour assurer sa finalité. Sinon, ce travail risque de ne jamais aboutir. Or, le choix de votre plateforme e-learning ne doit pas être fait au hasard.
2.Se projeter dans l’entreprise : qui, combien, pour quoi ?
Question essentielle, que vous pouvez rajouter dans votre cahier des charges. Il est tout à fait possible de sonder l'intérêt de vos collaborateurs avant l'implantation de la plateforme e-learning au sein de votre entreprise. Sondez le nombre d'apprenants intéressés par le projet, les thématiques attendues, le format préféré….
Certaines plateformes proposent un accès en ligne mensuel selon un certain nombre d’utilisateurs. Plus vous en avez, plus elle peut s’avérer cher. Il peut être préférable de connaître les collaborateurs intéressés par le projet, afin de débuter petit avant d’étendre le projet à l’intégralité des services de l’entreprise.
3.Quels sont les types de formation que vous attendez ?
Autre question essentielle à se poser lors du choix de votre plateforme e-learning : quel type de formation attendez-vous ? Bien que la plupart proposent une formation à distance, il est tout à fait possible de proposer des formations de type blended learning (formation en ligne et formation en distanciel). Ou encore de proposer ces deux types de formation.
Vous pouvez toujours questionner les apprenants quant à leurs envies à ce sujet. La balle est dans votre camp.
4.Connaissez-vous la norme SCORM ?
Avez-vous déjà entendu parler de la norme internationale SCORM 1.2 ? Celle-ci est caractéristique des plateformes LMS depuis le 1er janvier 2001, mais date de 1988. Entre autres, il est tout à fait possible de créer des modules de formation répondant à cette norme. Ces modules peuvent ainsi être importés ou exportés d'une plateforme LMS à une autre. Ces contenus sont appelés des Content Object.
Cette norme est très importante (et pratique !) auprès d'entreprises internationales, qui ont besoin de diversifier et de partager des contenus de haute qualité entre les différents services de l'entreprise.
5.Recherchez-vous un outil interconnecté ?
Utilisez-vous des outils interconnectés au sein de votre entreprise de type ERP, SIRH, CRM, etc. ? L’interconnexion avec une plate-forme e-learning vous permet de gagner du temps au quotidien. Les données sont transmises dans logiciel à un autre, limitant le risque de double saisie ou de données erronées.
Ainsi, lors de l'inscription de nouveaux apprenants, les données sont automatiquement transmises. Un apprenant peut aussi observer le parcours de formation réalisé par ses collègues, avoir des formations recommandées… C’est un bon moyen de mettre à jour et d’aligner les connaissances d’un même service de l’entreprise.
Cependant, un outil interconnecté à l'ensemble du réseau de votre entreprise nécessite souvent un coût additionnel. Renseignez-vous bien à ce sujet !
6.A quel point doit-elle être intuitive ?
A quel point allez-vous utiliser votre plateforme e-learning ? Souhaitez-vous uniquement faire partie des apprenants, ou souhaitez-vous mettre en place des formations au sein du logiciel de formation ?
Vous constaterez qu'en ligne il existe différents types de plateformes. Certaines proposent uniquement un accès pour les apprenants. Si vous souhaitez être formateur à votre tour, vous recherchez peut-être une plateforme LCMS.
Un logiciel LCMS vous permet de créer un module de formation sur mesure : quiz, questionnaire en fin de parcours, réponses à choix multiples, forums de discussion, programme participatif… Vous pouvez rajouter de nombreuses options pour rendre l’expérience des apprenants ludique.
Vous aurez donc besoin d’un accès avec un tableau de bord administrateur, d’un accès formateur et d’un accès pour les participants. Vérifiez bien que la plateforme e-learning est de type LCMS avant d’arrêter votre choix et demandez un test gratuit de l’outil. Ou regardez des vidéos démo en ligne si vous en trouvez : c’est le meilleur moyen pour vérifier sa facilité d’utilisation, son intuitivité !
7.Avez-vous le temps d’optimiser l’outil ?
Une fois le cahier des charges établi, il est important de continuer de prendre soin de votre plateforme. Nous vous recommandons de nommer un chef de projet responsable. Ce dernier analyse les résultats, peut demander des améliorations de l'outil et faire parvenir le retour des apprenants.
Il est très important d'optimiser l'outil au fur et à mesure que vous l'utilisez. Sinon, vous finirez par détenir un logiciel obsolète, qui ne répond pas aux problématiques de l'entreprise…
8.Héberger ou louer : telle est la question
Un critère qui ne semble pas forcément important et qui l’est pourtant : l'hébergement de la plateforme e-learning. Si vous faites le choix d'implanter votre logiciel directement au sein des serveurs de votre entreprise, celui-ci ne sera donc plus mis à jour par les professionnels chez qui vous l'avez acheté. Vous devez donc avoir un service informatique à votre disposition, qui assure la prise en main de l’outil à 200%.
Cette prise en charge par le service informatique de l'entreprise peut s'avérer très coûtant dans le temps, surtout si c’est son unique tâche.
Il peut être préférable de demander l'hébergement chez son prestataire, afin qu'il réalise les mises à jour et les dépannages de l’outil. Vérifiez bien le prix d’un tel service et pesez le pour et le contre avec vos collaborateurs.
9.Les options disponibles
Lorsque vous devez choisir votre plateforme e-learning, vous devez également vérifier qu’il dispose de toutes les options nécessaires, par exemple :
- Un système de filtre perfectionné, afin de rechercher les formations les plus pertinentes,
- Le tracking des données utilisateurs, afin de proposer des formations cohérentes à chacun,
- L’analyse des retours d’expérience des utilisateurs, afin d’affiner les formations créées par vos soins,
- Une pédagogie dans une optique de gamification : boîte à outils, système de badge ou de bons points, créer des quiz, créer des cours, questionnaire à réponses multiples, etc.
- La modalité de la nouvelle plateforme : créer plus d interactivité ? Collaboratif ? Créer une communauté d apprenants autour de votre formation elearning ? Apprentissage mixte ?
Avoir des reportings du nombre d'utilisateurs actifs, des certifications données, des heures de travail sur la plateforme de votre classe virtuelle, etc.
10.Une ou plusieurs plateformes de formation ?
Dernier critère : souhaitez-vous que votre plateforme de formation e-learning soit uniquement à destination de votre entreprise ? Avez-vous songé à intégrer une plateforme LCMS afin de proposer à vos clients des projets de formation ? Souhaitez-vous avoir un unique centre de gestion, ou avoir une plateforme par filiale ?
A retenir !
Vous l'aurez compris, bien choisir sa plateforme e-learning peut s'avérer plus complexe qu’on ne le suppose. Il est important que votre cahier des charges recense l'ensemble des attentes et des objectifs du déploiement d'une plateforme e-learning au sein de l'entreprise. Il ne faut pas négliger de prévenir vos collaborateurs de l'arrivée de celle-ci, afin qu'elle soit valorisée, utilisée et critiquée par tous dès son déploiement achevé.
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